Sådan håndterer bogholderen udenlandske fakturaer

Global handel er blevet en naturlig del af hverdagen for mange danske virksomheder. Selv mindre virksomheder køber varer fra EU eller samarbejder med leverandører i Asien, USA eller Storbritannien.
Men med internationale handler følger et kompliceret sæt af regler – især når det gælder bogføring, moms, told og valutahåndtering.

Her spiller bogholderen en afgørende rolle.
En bogholder Holstebro sørger for, at udenlandske fakturaer bliver behandlet korrekt, så virksomheden undgår fejl i momsafregning, forkert valutakurs og problemer med dokumentationen over for SKAT og revisor.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan en bogholder håndterer udenlandske fakturaer professionelt, og hvorfor det er vigtigt at have styr på reglerne – uanset om du handler inden for EU eller med resten af verden.

Hvorfor udenlandske fakturaer kræver særlig opmærksomhed

Når en virksomhed modtager fakturaer fra udenlandske leverandører, gælder der ofte andre moms- og regnskabsregler end ved danske handler.

Fejl kan medføre:

• dobbeltbetaling af moms,

• tab ved forkert valutakurs,

• bøder ved manglende dokumentation,

• eller fejl i årsregnskabet.

En bogholder Holstebro har erfaring med at navigere i disse regler og sikrer, at alt fra momsnummer til valutakonvertering bliver håndteret præcist.

Bogholderens vigtigste opgaver ved udenlandske fakturaer

Når virksomheden handler med udenlandske leverandører, håndterer bogholderen en række konkrete opgaver:

1. Kontrol af leverandørens oplysninger

   • Er der oplyst et gyldigt momsnummer (EU-handlen)?

   • Er leverandøren registreret korrekt i sit hjemland?

2. Vurdering af momsforhold

   • Skal fakturaen bogføres uden moms, med omvendt betalingspligt eller med importmoms?

3. Registrering af valutakurs og beløb

   • Bogholderen konverterer beløbet til danske kroner efter Nationalbankens officielle kurs på fakturadatoen.

4. Dokumentation af handel og betaling

   • Bogholderen sikrer, at både faktura, toldpapirer og betalingsbilag opbevares korrekt i det digitale regnskabssystem.

5. Indberetning til SKAT og EU-systemer

   • Ved EU-handel skal leverancer og køb indberettes til både momsangivelsen og EU-salg uden moms (listeindberetning).

Handel inden for EU – omvendt betalingspligt

Når danske virksomheder køber varer eller ydelser fra leverandører i EU, gælder reglerne om omvendt betalingspligt.
Det betyder, at det er køberen – ikke sælgeren – der skal beregne og indberette momsen i sit hjemland.

En bogholder håndterer det sådan her:

• Fakturaen modtages uden moms, men skal bogføres med både udgående og indgående moms.

• Beløbet indgår derfor i momsregnskabet, men momsen udlignes (medmindre virksomheden ikke har fuld fradragsret).

• Leverandørens gyldige EU-momsnummer skal stå på fakturaen.

Eksempel:
En virksomhed i Holstebro køber IT-udstyr fra Tyskland. Fakturaen lyder på 10.000 euro uden moms.
Bogholderen registrerer købet med omvendt betalingspligt – beregner dansk moms, men udligner den i regnskabet.

En bogholder Holstebro sørger også for, at leverandøren kontrolleres i EU’s VIES-register (VAT Information Exchange System), så fakturaen lever op til kravene.

Handel uden for EU – import og told

Når der handles med lande uden for EU – fx Norge, USA, Kina eller Storbritannien – gælder helt andre regler.

Her skal virksomheden som udgangspunkt betale importmoms og eventuel told ved indførsel af varer.
Bogholderen skal sikre, at:

• told- og importdokumenter stemmer overens med fakturaen,

• importmomsen bliver bogført korrekt,

• og at virksomheden får fradrag for importmomsen i momsangivelsen.

I praksis betyder det, at der skal være sammenhæng mellem:

• faktura fra leverandør,

• fragtfaktura,

• tolddokumenter fra speditør eller Toldstyrelsen.

En bogholder Holstebro sikrer, at alle dokumenter matches digitalt i regnskabssystemet, så de er klar til kontrol eller revision.

Valutahåndtering – præcision i kurs og regnskab

Når virksomheden modtager en faktura i udenlandsk valuta, skal beløbet konverteres til danske kroner.
Det sker efter Danmarks Nationalbanks officielle valutakurs på fakturadatoen.

Bogholderen skal samtidig:

• registrere kursdifferencer ved betaling,

• sikre korrekt kontering af gevinster eller tab,

• og ajourføre valutakonti i regnskabet.

Eksempel:
En virksomhed i Holstebro køber software fra USA til 2.000 USD.
På fakturadagen står kursen i 6,80, men på betalingsdagen i 6,95.
Bogholderen registrerer differencen som et mindre kurstab i regnskabet.

Korrekt valutahåndtering er vigtig – selv små fejl kan skabe skævheder i årsregnskabet, især ved mange udenlandske transaktioner.

Fakturakrav og dokumentation

Udenlandske fakturaer skal stadig leve op til de danske krav i bogføringsloven.
Det betyder, at fakturaen skal indeholde:

• leverandørens navn, adresse og momsnummer,

• fakturadato og nummer,

• beskrivelse af vare eller ydelse,

• pris, valuta og betalingsbetingelser,

• og eventuelt leveringssted og transportdokumentation.

Bogholderen tjekker, at fakturaen indeholder alle nødvendige oplysninger – ellers kan SKAT underkende momsen ved kontrol.

En bogholder Holstebro sørger også for, at dokumentationen gemmes digitalt i regnskabssystemet i minimum 5 år, som loven kræver.

Særlige regler for ydelser og digital handel

Når virksomheden køber ydelser – fx software, reklame eller rådgivning – fra udenlandske leverandører, gælder momsreglerne for grænseoverskridende tjenesteydelser.

For B2B-handler (business to business) gælder:

• Leverandøren skal fakturere uden moms.

• Køberen (den danske virksomhed) beregner selv dansk moms via omvendt betalingspligt.

Ved B2C-handler (til private kunder) er reglerne anderledes, og momsen skal betales i kundens land.
Bogholderen sikrer, at virksomhedens CVR-nummer og momsregistrering bruges korrekt, så SKAT ikke kræver dobbelt momsbetaling.

Afstemning af betalinger og gebyrer

Internationale betalinger kan være forbundet med gebyrer, bankomkostninger og forsinkelser.
Bogholderen sikrer, at:

• fakturabeløbet stemmer med det beløb, der rent faktisk modtages eller betales,

• eventuelle bankgebyrer registreres korrekt,

• og differencer dokumenteres og afstemmes.

For virksomheder i Holstebro, der handler med udlandet via PayPal, Wise, Revolut eller bankoverførsler, sørger bogholderen for, at betalingssystemets data importeres direkte i regnskabet, så ingen posteringer overses.

Fejl og faldgruber ved udenlandske fakturaer

Selv erfarne virksomheder begår ofte fejl, når de håndterer udenlandske fakturaer.
De mest almindelige er:

• Manglende kontrol af leverandørens momsnummer.

• Forkert registrering af fakturaer med udenlandsk moms.

• Manglende indberetning af EU-handel til SKAT.

• Fejl i valutakurs ved bogføring.

• Manglende tolddokumentation ved import.

• Manglende dokumentation for fragt og levering.

En bogholder Holstebro kender faldgruberne og sørger for, at alle processer og bilag lever op til kravene.

Digitalisering og automatisering af udenlandske fakturaer

Moderne bogføringssystemer kan automatisere store dele af arbejdet med udenlandske fakturaer.
En bogholder hjælper virksomheden med at:

• opsætte integrationer til banker og leverandørportaler,

• importere fakturaer automatisk via e-mail eller EAN,

• registrere moms- og valutadata automatisk,

• og gemme dokumentationen digitalt.

Fordelene ved digital håndtering:

• Hurtigere behandlingstid.

• Færre fejl.

• Fuldt revisionsspor ved kontrol.

• Mindre administrativt arbejde.

En bogholder Holstebro kan implementere løsninger i fx e-conomic, Billy, Dinero eller Uniconta, så udenlandske fakturaer bliver bogført korrekt – også når virksomheden har mange udenlandske leverandører.

Samarbejde med revisor og SKAT

Udenlandske fakturaer er ofte et fokusområde ved revision og kontrol.
Bogholderen fungerer som bindeled mellem virksomheden, revisor og SKAT.

Bogholderen sørger for:

• at revisor har alle relevante bilag,

• at rapporter og dokumentation kan fremskaffes hurtigt,

• og at SKAT’s krav til opbevaring, moms og valutadokumentation er opfyldt.

Det betyder, at virksomheden står stærkt ved både momsrevisioner og årsregnskab – og undgår tidskrævende genberegninger.

Eksempler fra praksis

Eksempel 1: Importvirksomhed i Holstebro
En virksomhed importerede reservedele fra Storbritannien, men havde ikke registreret told og importmoms korrekt efter Brexit.
Bogholderen gennemgik aftalerne, korrigerede regnskabet og indberettede korrekt importmoms – virksomheden undgik efteropkrævning fra SKAT.

Eksempel 2: E-handelsvirksomhed med leverandører i EU
Virksomheden modtog fakturaer fra flere EU-lande, men leverandørernes momsnumre var ikke valideret.
Bogholderen kontrollerede alle numre via VIES og rettede konteringen til omvendt betalingspligt. Resultatet: korrekt moms og godkendt revision.

Eksempel 3: Rådgivningsfirma med internationale softwarekøb
Bogholderen opdagede, at virksomheden betalte dobbelt moms til et amerikansk softwareselskab. Efter korrektion sparede virksomheden 24.000 kr. årligt.

Hvorfor vælge en lokal bogholder i Holstebro

Selvom reglerne for udenlandske fakturaer er ens i hele landet, er der stor forskel på, hvordan virksomheder arbejder i praksis.
En lokal bogholder i Holstebro forstår de brancher, der præger området – fx handel, produktion og rådgivning – og kan tilpasse processerne derefter.

Fordele ved en lokal bogholder:

• Hurtig og personlig kontakt, når spørgsmål opstår.

• Kendskab til lokale banker, revisorer og logistikpartnere.

• Mulighed for at optimere hele regnskabsprocessen, ikke kun faktureringen.

Det gør bogholderens hjælp både relevant og værdiskabende i hverdagen.

Overblik og præcision skaber tryghed

Håndtering af udenlandske fakturaer kræver indsigt i både moms, valuta og dokumentation.
Fejl kan være dyre, men med en erfaren bogholder Holstebro får virksomheden styr på hele processen – fra modtagelse til bogføring og indberetning.

Bogholderen sørger for, at:

• reglerne overholdes,

• tallene stemmer,

• og virksomheden undgår unødige udgifter og risici.

Hos Finara kan du gratis få op til tre tilbud fra lokale bogholdere i Holstebro, der er eksperter i international handel, fakturahåndtering og regnskab.
Det er hurtigt, uforpligtende – og giver ro i økonomien, uanset hvor i verden dine leverandører befinder sig.